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Recrute adjoint administratif CDD de 6 mois à compter du 1er décembre 2017 temps non complet

Publié le par La Mairie de Montgiscard

CDD à temps non complet

le jeudi de 8h30-12h30 et le vendredi de 8h30-12h30 /14h-19h

Assure la fonction d’Accueil du public et téléphonique, les travaux de « guichet unique » et état civil :

– Réceptionne, filtre et oriente les appels téléphoniques et le public.

– Prise des messages et suivi de l’agenda.

– Gestion des demandes de la population.

– Accompagnement et orientation des visiteurs.

– Gestion des demandes de la population, délivre des documents administratifs (CNI attestations…), gestion des affaires militaires et du recensement.

– Réceptionne les déclarations et établir des actes d’état civil, assure la tenue administrative des registres d’état civil.

– Recherche et mise en relation des correspondants.

– Recherche sélectionne synthétise des documents et diffuse les informations par voie d’affichage ou au sein des services.

– Recherche des informations réglementaires, vérifie la validité des informations traitées pour leur mise à jour.

– Trie photocopie et/ou scanne, assemble des documents, et en effectue le classement ordonné (tenue des registres arrêté, délibération…).

– Préparation de la salle du Conseil en équipement technique, et consommable.

– Assure le lien « accueil population nomade »

  • – Assure les tâches administratives d’exécution et effectue divers travaux de bureautiques, il est affecté à l’utilisation de matériels de télécommunication et contribue à la gestion des documents entrants et sortants :
  • Retire le courrier à la Poste
  • Enregistre le courrier de 8h30 à 9h30 et le transmet pour lecture
  • Ventile le courrier reçu, après lecture autorité territoriale
  • Gère les courriers sortants internes ou externes, signature, expédition, enregistrer les recommandés sans les ouvrir…
  • Assure l’accessibilité des informations, établit les fiches de transmission,
  • Classe, photocopie et/ou scanne,
  • Réalise un tri régulier parmi les dossiers et documents
  • Renseigne les bordereaux de versement pour archivage

Gestion du matériel de prêt pour manifestation externe et tenue de l’inventaire (portable, rétroprojecteur, électroménager), et veille à sa bonne installation

Vous devez être très rapidement autonome et réactif.
Vous avez une expérience similaire au minimum de 1 an ou une formation dans le domaine. Vous devez avoir une bonne connaissance de l’outil informatique, de l’aisance téléphonique, et une bonne présentation générale.

Vous êtes sérieux, motivé et avec de bonnes capacités d’anticipation ainsi que d’adaptation.
Pour postuler à cette offre, veuillez faire parvenir par e-mail votre CV à l’adresse suivante: courrier@montgiscard.com à l’attention de M. Le Maire, Laurent Forest